(Junior) Secretaresse

Solliciteer voor 12-12-22

(Junior) Secretaresse

Verbond van Verzekeraars Den Haag

Wat is vereist?

  • Afgeronde administratieve mbo-opleiding (niveau 4)
  • Kennis van en ervaring met Microsoft 365
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
  • Goed aanpassingsvermogen
  • Zelfstandig en behulpzaam

Wat krijg je?

  • €2.700 - €3.350 bruto p/m (o.b.v. fulltime dienstverband en afhankelijk van kennis en ervaring)
  • 13e maand, pensioenregeling met bijdrage van de werkgever, thuiswerk- en reiskostenvergoeding
  • 38-urige werkweek
  • 25 vakantiedagen + 13 dagen compensatieverlof (o.b.v. fulltime dienstverband)
  • Collectieve vaardigheidstrainingen en individuele ontwikkelingsmogelijkheden
  • Laptop, iPhone en telefoonabonnement
  • Flexibele werktijden en hybride werken, goede bereikbaarheid kantoor met auto en OV

Wat doe je?

  • 20% Agenda’s beheren van Managers en Beleidsadviseurs
  • 20% Vergaderingen organiseren + vergaderstukken voorbereiden
  • 20% Administratie verwerken in crm-systeem
  • 20% Mails lezen en beantwoorden
  • 20% Intern overleg

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Stel direct een vraag

Vacature

Als (Junior) Secretaresse bij Verbond van Verzekeraars ben je verantwoordelijk voor het agendabeheer van een Manager en meerdere Beleidsadviseurs van eenzelfde afdeling. Je houdt je bezig met het (her)plannen van (digitale) afspraken en communiceert hier met hen over via de mail, telefoon of Microsoft Teams. Je maakt vergaderschema’s voor werkgroepen en commissies, maar plant ook ad hoc afspraken in.

Daarnaast zorg je voor het organiseren van vergaderingen. Zo reserveer je conferentieruimtes en organiseer je eventueel een lunch, borrel of diner. Ook bereid je vergaderstukken voor, waarbij je samenwerkt met collega’s om deze tijdig gereed te hebben en te verspreiden onder alle deelnemers via bijvoorbeeld SharePoint. Verder verwerk je diverse soorten administratieve gegevens in het crm-systeem en beantwoord je vragen die via je mailbox binnenkomen.

Je bent werkzaam in het Secretariaat, dat bestaat uit elf secretaresses en een Teammanager. Je werkt zelfstandig, maar kunt bij vragen of problemen altijd bij je collega’s uit je team terecht. Ook heb je geregeld contact met de afdeling waar jij Secretaresse van bent om zaken op elkaar af te stemmen.

Als je het leuk vindt om andere mensen te ontzorgen bij hun werkzaamheden, en je het daarbij een uitdaging vindt dat je soms sterk in je schoenen moet staan en taken moet prioriteren, dan is dit een baan voor jou.

Werkweek

(Junior) Secretaresse

Tijdens een leuke werkdag heb je het voor elkaar gekregen om een belangrijke vergadering in te plannen. Je hebt hier veel moeite voor gedaan, waardoor het een voldaan gevoel geeft dat het eindelijk is gelukt!

Tijdens een mindere werkdag heb je het wel erg druk met afspraken inplannen, mails beantwoorden en het organiseren van een vergadering. Aan jou de taak om je werkzaamheden te prioriteren, zodat je iedereen zo goed mogelijk kunt helpen.

  • 07:00
  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
  • 18:00
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Agenda beheren
    • Lunch
    • Vergadering organiseren
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Contact met Manager
    • Thuiswerkdag
    • Agenda beheren
    • Contact met Beleidsadviseurs
    • Vergadering organiseren
    • Agenda beheren
    • Administratie verwerken
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Kantoordag
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Werkoverleg
    • Agenda beheren
    • Lunch
    • Agenda beheren
    • Administratie verwerken
    • Kantoordag

Voorbeeld uit de praktijk

Je stuurt een aantal data op naar commissieleden om een vergadering in te plannen, maar er zit geen datum tussen waarop iedereen beschikbaar is. Wat doe je?

Als je voor een commissie of werkgroep een vergadering wilt plannen, stuur je de leden een lijstje op met verschillende data. De commissieleden kunnen vervolgens aangeven op welke data ze beschikbaar zijn, waarna jij de datum kiest waarop iedereen kan. Het komt voor dat er niet één datum tussen zit waarop iedereen aanwezig kan zijn. In zo’n geval is het jouw taak om toch een moment te vinden om iedereen bij elkaar te brengen. Dit doe je door zelfstandig en actief contact op te nemen met de leden die niet kunnen, waarna je met hen overlegt of er niet geschoven kan worden in hun agenda. Ook kun je een aantal nieuwe data voorstellen. Zodra je een datum hebt gevonden, geef je dit door aan alle commissieleden en verwerk je dit in de agenda’s die jij beheert.

Groeipad

Als (Junior) Secretaresse zijn er volop mogelijkheden om te groeien en door te stromen naar andere functies. Je kunt jezelf ontwikkelen door gebruik te maken van mogelijkheden binnen de VerbondsAcademie, het interne opleidingsprogramma. Zo kun je incompanytrainingen en online cursussen volgen, of aansluiten bij een masterclass van een collega. Daarnaast zijn er mogelijkheden voor individuele opleidingswensen.

(Junior) Secretaresse
Secretaresse
Teammanager

Werken bij Verbond van Verzekeraars

Het Verbond van Verzekeraars staat als belangenbehartiger midden in de actualiteit. Wij ondernemen alles om financiële dienstverleners te verenigen, sector en samenleving te verbinden en te versterken op het gebied van risico’s en onzekerheden. Voor politici, overheden en maatschappelijke organisaties, vakbonden en werkgevers zijn wij de gesprekspartner.

  • Hoofdkantoor in Den Haag
  • 49% / 51%
  • 110 medewerkers
  • Gem. leeftijd 48 jaar

Collega's

Dennis (34) - Teamleider Financieel-Economisch bij Algemene Beleidszaken

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik wilde meer gebruik maken van mijn studie economie, maar wel bij een branchevereniging. Verzekeraars zijn betrokken bij zoveel uitdagingen in de huidige samenleving. Zo kwam ik bij het Verbond terecht en dat is me heel goed bevallen. De sfeer is professioneel en super collegiaal.

Wat heb je gestudeerd?
Master economie aan de VU en Bachelor politicologie aan de VU

Wat doe je in je vrije tijd?
Netflix, reizen, op het terras zitten en politiek

Ellen (34) - (beeld)Redacteur op de afdeling Communicatie

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Na mijn studie Communicatie heb ik verschillende banen gehad. Zo was ik adviseur particuliere verzekeringen en communicatiemedewerker bij een tussenpersoon. Na een aantal jaar wilde ik me toch echt helemaal focussen op het communicatievak. In mijn huidige functie zit dat dus helemaal goed!

Wat was je vorige baan?
Adviseur particuliere verzekeringen

Wat doe je in je vrije tijd?
Fotograferen, reizen, salsadansen

Pieter (55) - Manager Algemene Beleidszaken (ABZ)

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Hiervoor heb ik een aantal leuke en uiteenlopende functies bij een bank en bij een verzekeraar vervuld. In mijn achterhoofd sluimerde altijd wel de wens om nog een keer de belangen van de hele sector te behartigen en me bezig te mogen houden met maatschappelijk belangrijke onderwerpen. Die kans bij het Verbond van Verzekeraars heb ik met beide handen aangegrepen!

Wat was je vorige baan?
Directeur Verzekeringen WestlandUtrecht Bank, ING

Wat doe je in je vrije tijd?
Genieten van cultuur, literatuur en ook natuur!

Barbara (49) - Woordvoerder/Communicatieadviseur bij de afdeling Communicatie

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik zet mij graag in voor een organisatie die ertoe doet en die een belangrijke bijdrage levert aan het goed functioneren van onze samenleving. De legitimiteit van verzekeraars is niet vanzelfsprekend. Bij alle beleidsafwegingen moet een branchevereniging balanceren tussen maatschappelijke ontwikkelingen en de verwachtingen die de leden en andere relevante stakeholders hebben. Dit geldt zeker voor het Verbond van Verzekeraars . Het Verbond heeft een beeldbepalende rol heeft als het gaat om het aanzien en de integriteit van de verzekeringsbranche: een zeer belangrijke mediator tussen burgers, politiek en samenleving. Het leek mij super om een bijdrage te leveren aan deze bijzondere organisatie.

Wat was je vorige baan?
Woordvoerder bij o.a. Korpsleiding Politie en de ACM.

Wat doe je in je vrije tijd?
Een goed boek lezen, zeilen, eten/borrelen met vrienden, een wandeling maken en koken!

Wai-Chong (39) - Statisticus op de afdeling CVS

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Het Verbond van Verzekeraars kende ik eigenlijk nog niet. Ik werd aangetrokken door de vacature op hun website. De beschreven werkzaamheden passen precies bij wat ik wil doen binnen een bedrijf.

Wat heb je gestudeerd?
Master Economics & Business aan Erasmus Universiteit Rotterdam, Actuarieel analist aan Actuarieel Instituut Utrecht

Wat doe je in je vrije tijd?
Activiteiten met de kinderen en schilderen

Sollicitatieproces

Gesprek met de Teammanager en een collega
Eventueel een assessment
Je hebt de baan!

Interessante baan?